Υπερφόρτωση προγράμματος

15 τρόποι να διαχειριστείτε καλύτερα το χρόνο σας

«Δεν είναι ότι έχουμε ένα μικρό χρονικό διάστημα, αλλά ότι σπαταλάμε μεγάλο μέρος αυτού» Λούκιος Σενέκας, στωικός φιλόσοφος

Στις μέρες μας όλοι μας, λίγο ή πολύ, έχουμε το ίδιο πρόβλημα: δεν έχουμε αρκετό χρόνο. Τρέχουμε από τη μια υποχρέωση στην άλλη, από το σπίτι στη δουλειά, από το σχολείο στο φροντιστήριο, και από το γυμναστήριο στο σπίτι. Δε θα ήταν πάρα πολύ ωραίο, αν η μέρα είχα δύο με τρεις ώρες παραπάνω; Θα σας πω, όμως, κάτι. Και πάλι το ίδιο πρόβλημα θα είχαμε. Δε φταίει η μέρα που δεν έχει αρκετές ώρες, ή οι ώρες που δεν έχουν αρκετά λεπτά. Φταίμε εμείς που δε διαχειριζόμαστε σωστά τη διαθέσιμη ώρα.

Ένα από τα πρώτα σεμινάρια που παρακολούθησα μετά που έγινα μάνα είχε θέμα «Διαχείριση άγχους και χρόνου». Μόλις μπήκα στην αίθουσα, παρατήρησα έκπληκτη το μεγάλο εύρος ηλικίας των συμμετεχόντων (από 17 έως 70 ετών). Είτε πήγαιναν σχολείο ή πανεπιστήμιο, είτε ήταν λογιστές ή συνταξιούχοι, όλοι είχαν το ίδιο πρόβλημα, έλλειψη χρόνου και αφθονία άγχους.

Ποια είναι, λοιπόν, η λύση για την καλύτερη διαχείριση του χρόνου; Υπάρχουν αρκετές θεωρίες και προτάσεις που ισχυρίζονται ότι βοηθούν. Κατά τη γνώμη μου, δεν υπάρχει η μια τέλεια λύση για όλους. Όλοι μας είμαστε διαφορετικοί χαρακτήρες, με διαφορετικές συνήθειες και διαφορετικές προϋποθέσεις. Σε μερικούς βοηθάει η τεχνική Πομοντόρο και σε κάποιους άλλους οι μικρές καθημερινές συμβουλές ή ένας συνδυασμός διαφόρων θεωριών και συμβουλών.

Για αυτό και θέλω να σας παρουσιάσω μερικές από τις πιο δημοφιλείς θεωρίες και συμβουλές, ώστε να μπορέσετε να φτιάξετε το δικό σας, μοναδικό, συνδυασμό, ελπίζοντας ότι, θα σας βοηθήσει να κάνετε τη μέρα σας πιο αποτελεσματική και ξεκούραστη. Πριν ξεκινήσετε, όμως, θα πρέπει να κάνετε ένα βασικό βήμα:

1) Θέστε προτεραιότητες

Τι είναι πραγματικό σημαντικό στη ζωή σας; Σε τι πρέπει και σε τι θέλετε να αφιερώσετε χρόνο κατά τη διάρκεια της ημέρας, της εβδομάδας και του μήνα; Πρέπει να ξεκαθαρίσετε για τον εαυτό σας, ποιες είναι οι προτεραιότητές σας, ώστε να μπορέσετε έπειτα να διαχειριστείτε αποτελεσματικά το χρόνο σας. Μπορείτε να βρείτε συμβουλές σχετικά με αυτό το θέμα εδώ.

Όταν ξεκαθαρίσετε και θέσετε τις προτεραιότητές σας, μπορείτε να προχωρήσετε στις θεωρίες και συμβουλές:

2) Η τεχνική Πομοντόρο

Η τεχνική Πομοντόρο είναι μια πολύ δημοφιλής τεχνική διαχείρισης χρόνου και αναπτύχθηκε το 1980 από έναν Ιταλό φοιτητή. Στην τεχνική αυτή εναλλάσσονται εστιασμένες συνεδρίες εργασίας (οι λεγόμενες Πομοντόρο) με συχνά και σύντομα διαλείμματα. Η τεχνική Πομοντόρο συστήνεται όταν:

- αντιμετωπίζετε περισπασμούς, οι οποίοι εκτροχιάζουν ολόκληρη τη μέρα σας

- συνεχίζετε να εργάζεστε, ενώ έχετε ξεπεράσει το όριο παραγωγικότητάς σας

- έχετε πολλές εργασίες ανοιχτού τύπου, δηλαδή οι οποίες θα μπορούσαν να καταβάλουν όλο σας τον χρόνο

- είστε υπερβολικά αισιόδοξοι για το πόσα πράγματα μπορείτε να κάνετε μέσα σε μια μέρα

Η τεχνική Πομοντόρο πείθει με την απλότητά της και αποτελείται από τα παρακάτω βήματα:

• Πάρτε ένα χρονόμετρο και μια λίστα με τις εργασίες που θέλετε να κάνετε
• Ρυθμίστε το χρονόμετρο στα 25 λεπτά και εστιάστε σε μια μόνο εργασία έως ότου χτυπήσει το χρονόμετρο
• Σημειώστε την ολοκλήρωση της πρώτης συνεδρίας Πομοντόρο και καταγράψτε τι καταφέρατε
• Κάντε 5 λεπτά διάλειμμα
• Ξεκινήστε την επόμενη συνεδρία
• Μετά από 4 συνεδρίες Πομοντόρο, κάντε ένα μεγαλύτερο διάλειμμα (15 - 30 λεπτά)

Για να είναι επιτυχημένη η τεχνική Πομοντόρο πρέπει να ακολουθήσετε μόνο 3 κανόνες:

• Διασπάστε σύνθετες εργασίες. Αν μια εργασία χρειάζεται πάνω από 4 συνεδρίες, πρέπει να τη διασπάσετε σε μικρότερες, πραγματοποιήσιμες εργασιακές ενότητες.
• Συγχωνεύστε μικρές εργασίες. Οποιαδήποτε εργασία χρειαστεί λιγότερο από μια συνεδρία Πομοντόρο πρέπει να συνδυαστεί με άλλες μικρές εργασίες.
• Μόλις ξεκινήσετε μια συνεδρία Πομοντόρο, δε σταματάτε έως ότου χτυπήσει το χρονόμετρο. Η συνεδρία είναι μια αδιαίρετη μονάδα χρόνου και δεν μπορεί να διασπαστεί, ειδικά για να ελέγξετε τα εισερχόμενα e-mail σας, να απαντήσετε σε μηνύματα ή για μια σύντομη συζήτηση. Οποιαδήποτε ερωτήματα, εργασίες ή αιτήματα προκύψουν, τα σημειώνετε και τα αναλαμβάνετε αργότερα.

Στην περίπτωση που μια διακοπή είναι αναπόφευκτη, κάντε το διάλειμμα των 5 λεπτών και ξεκινήστε από την αρχή.

3) 18 λεπτά

Η προσέγγιση των 18 λεπτών του Peter Bregman μας βοηθάει να διαχειριστούμε σωστά το πρόγραμμά μας και να μένουμε συγκεντρωμένοι στους στόχους μας.

5 λεπτά το πρωί: Καθίστε και σκεφτείτε τι πρέπει να κάνετε σήμερα. Έπειτα, βγάλτε μερικές εργασίες και υποχρεώσεις από τη λίστα σας και προγραμματίστε τις για κάποια άλλη μέρα.

1 λεπτό κάθε ώρα: Επανεκτιμήστε. Βάλτε μια υπενθύμιση κάθε μια ώρα και όταν ακούσετε το χαρακτηριστικό ήχο, πάρτε μια βαθιά ανάσα και αναρωτηθείτε, αν ήσασταν παραγωγικοί την ώρα που πέρασε και τι θα μπορούσατε να κάνετε καλύτερα.

5 λεπτά το απόγευμα: Κλείστε τις ηλεκτρονικές σας συσκευές (κινητά, τάμπλετ, υπολογιστές) και επανεξετάστε, πως πήγε η μέρα σας και σε τι μπορείτε να βελτιωθείτε αύριο.

Με αυτόν τον τρόπο κερδίζουμε μεγαλύτερη συνειδητότητα κατά τη διάρκεια της ημέρας και αποκτάμε μια ρεαλιστική ματιά για τις ικανότητές μας και τις δυνατότητές μας.

4) Χρησιμοποιείστε λίστες εργασιών (to-dolist)

Όλες οι υποχρεώσεις, οι εργασίες και τα σχέδια αποτελούνται από επιμέρους βήματα, τα οποία πρέπει να γίνουν για να επιτευχθεί ο στόχος, είτε αυτός είναι το μαγείρεμα του βραδινού (ψώνια, τακτοποίηση κουζίνας, κτλ.), είτε μια παρουσίαση στη δουλειά (συλλογή πληροφοριών, στήσιμο παρουσίασης, κτλ.). Οποιοσδήποτε και αν είναι ο στόχος σας, μια λίστα υποχρεώσεων ή to-do list θα σας διευκολύνει να οργανώσετε τις σκέψεις σας, τα μεμονωμένα βήματα και τις απαιτούμενες ενέργειες.

Εκτός το ότι σας βοηθάει να μείνετε συγκεντρωμένοι στο στόχο σας, αυτού του είδους λίστας σας δίνει και επιπλέον ώθηση και ενέργεια κατά τη διάρκεια της ημέρας, καθώς βλέπετε ακριβώς τι έχετε ήδη καταφέρει και τι απομένει. Και δε σας κρύβω, ότι είναι μια πολύ ωραία και ικανοποιητική αίσθηση, όταν στο τέλος της ημέρας βλέπετε, πόσα έχετε καταφέρει.

5) Προγραμματίστε

Ένα από τα καλύτερα πράγματα που έχετε να κάνετε, ακόμα και αν δε σας αρέσει να προγραμματίζεται, είναι να αφιερώσετε 10 με 15 λεπτά για να οργανώσετε τη μέρα σας (τι πρέπει και τι θέλετε οπωσδήποτε να κάνετε). Ποια είναι η καλύτερη ώρα για να το κάνετε; Το βράδυ πριν τον ύπνο ή το πρωί με τον καφέ σας.

Σε αντίθετη περίπτωση, διατρέχετε κίνδυνο να σπαταλήσετε πολύτιμο χρόνο σε λιγότερο σημαντικές δουλειές και να περιπλανιέστε άσκοπα στην αναζήτηση για τα επόμενα βήματα. Ο προγραμματισμός δεν εξασφαλίζει ότι όντως τα πράγματα θα πάνε όπως θα το θέλατε, αλλά τουλάχιστον σας παρέχει μια ακριβής εικόνα για τους στόχους της ημέρας και σας βοηθάει να επανέλθετε, όταν τα πράγματα δεν πάνε, όπως τα περιμένατε.

6) Αφιερώστε τα πρωινά στις πιο σημαντικές δουλειές (MITS - MostImportantTasks)

Ο διάσημος συγγραφέας Mark Twain («Οι περιπέτειες του Τομ Σόγιερ», «Οι περιπέτειες του Χάκλμπερι Φιν», κτλ.) είχε πει:

«Αν η δουλειά σου είναι να φας ένα βάτραχο, το καλύτερο είναι να το κάνεις το πρωί. Και αν η δουλειά σου είναι να φας δύο βατράχια, το καλύτερο είναι να φας πρώτα το μεγαλύτερο.»

Μπορεί να είναι ένα αρκετό αηδιαστικό παράθεμα, αλλά αντικατοπτρίζει ακριβώς την παρούσα συμβουλή: Τακτοποιήστε την πιο απαιτητική σας εργασία το πρωί. Γιατί το πρωί; Γιατί το πρωί (συνήθως) διαθέτουμε περισσότερη ενέργεια και καλύτερη συγκέντρωση. Επίσης, αν επιτύχετε αυτό, η υπόλοιπη μέρα θα διακατέχεται από μια αίσθηση επιτυχίας και αισιοδοξίας.

7) Αλλάξτε το πρόγραμμά σας

Μερικές φορές η λύση είναι τόσο απλή που δεν περνάει καν από το μυαλό μας. Έτσι και στη διαχείριση του χρόνου, η πιο απλή λύση μερικές φορές είναι απλά να αναδιοργανώσουμε το πρόγραμμά μας. Όταν, για παράδειγμα, κάθε πρωί τρέχετε πανικόβλητοι να προλάβετε να φτάσετε στην ώρα σας ή να ετοιμάσετε τα παιδιά σας, μια απλή (αλλά όχι πάντα εύκολη) λύση είναι να ξυπνήσετε μισή ώρα πιο νωρίς. Ρίξτε μια καλύτερη ματιά στο πρόγραμμα της ημέρας και παρατηρήστε αν μπορείτε να αναδιοργανώσετε το πρόγραμμα σας, ώστε να ανταποκρίνεται καλύτερα στις αντοχές σας και στις δυνατότητές σας.

8) Αφήστε κενά ανάμεσα στις υποχρεώσεις και δραστηριότητες

Πολλές φορές θέτουμε τα ραντεβού μας ή τις υποχρεώσεις μας πολύ κοντά, ώστε να χάσουμε όσο το δυνατόν λιγότερο χρόνο. Το «πρόβλημα» είναι ότι, ο ανθρώπινος εγκέφαλος μπορεί να μείνει συγκεντρωμένος το πολύ για 90 συνεχόμενα λεπτά. Μετά χρειάζεται ένα διάλειμμα, ώστε να «επαναφορτίσει». Για να ήμαστε, λοιπόν, συγκεντρωμένοι και αποδοτικοί σε αυτό που κάνουμε, πρέπει να δίνουμε χρόνο στον εαυτό μας, ανάμεσα στις διάφορες εργασίες της ημέρας, να χαλαρώνει και να συντονιστεί με την επόμενη εργασία.

Ένα επιπλέον θετικό στοιχείο είναι ότι, προγραμματίζοντας κενά ανάμεσα στις υποχρεώσεις μας, μειώνουμε τις πιθανότητες καθυστέρησης στην επόμενη συνάντηση ή εργασία. Ακόμα και αν τα πράγματα δεν πάνε, όπως τα υπολογίζαμε, έχουμε πάντα αυτά τα κενά, τα οποία μας χαρίζουν λίγο επιπλέον χρόνο. Ένα κενό των 20 με 30 λεπτών είναι συνήθως αρκετό για να καταπιαστούμε με το επόμενο εγχείρημα συγκεντρωμένοι και με ανανεωμένη ενέργεια.

9) Μάθετε να λέτε «όχι»

Ένα από τα μεγαλύτερά μου εμπόδια ήταν (και μερικές φορές είναι ακόμα) να λέω «όχι». Μη θέλοντας να στεναχωρήσω κανένα, να μην παρεξηγήσει κανένας και πολλές φορές απλά επειδή ντρεπόμουν, έλεγα συνέχεια ναι.

Το πρόβλημα, όμως, είναι ότι, πολλές φορές τα προγράμματά μας είναι ήδη τόσο γεμάτα που η προσθήκη οποιασδήποτε «χάρης» μας γεμίζει με άγχος και τύψεις, ειδικά όταν δεν μπορούμε να ανταποκριθούμε, και θα αποσυντονίσει τελείως το πρόγραμμα μας.

Και ενώ φοβόμουν, ότι αν έλεγα «όχι», θα απογοητεύονταν, νευριάζανε ή παρεξηγούσαν μαζί μου, όταν τελικά το έκανα, τίποτα από τα παραπάνω δε συνέβη. Με μια ειλικρινή εξήγηση, όλοι έδειχναν κατανόηση ή πρόσφεραν τη βοήθειά τους. Συχνά, οι άνθρωποι είναι τόσο απορροφημένοι στις ζωές τους, που δεν αντιλαμβάνονται ότι και οι άλλοι έχουν την ίδια πίεση χρόνου. Δεν το κάνουν, όμως, από αναίδεια, αλλά από αφηρημάδα. Βέβαια, υπάρχουν και οι εξαιρέσεις, αλλά ακριβώς σε αυτές τις περιπτώσεις, έχετε ένα παραπάνω λόγο για να πείτε «όχι». Γιατί μόνο οι άνθρωποι που δεν ενδιαφέρονται για το καλό σας, θα απογοητευτούν από ένα ειλικρινής και δικαιολογημένο «όχι».

10) Δημιουργήστε «θεμελιακές συνήθειες»

Ο Charles Duhigg παρουσίασε στο βιβλίο του «Η δύναμη της συνήθειας» τον όρο «θεμελιακή συνήθεια». Μικρές αλλαγές ή συνήθειες, τις οποίες υιοθετούν οι άνθρωποι στην καθημερινότητά τους και οι οποίες ακούσια επηρεάζουν και άλλες πτυχές της ζωής τους. Μια «θεμελιακή συνήθεια» μπορεί να είναι η γυμναστική, η διατροφή, ο διαλογισμός ή κάποιο χόμπι που γίνεται πάθος. Και ακριβώς αυτές οι «θεμελιακές συνήθειες» έχουν τη δυναμικότητα να αντικαταστήσουν αρνητικές συνήθειες και επιφέρουν και άλλες θετικές συνήθειες. Το αποτέλεσμα; Είμαστε πιο υγιείς, συγκεντρωμένοι, νιώθουμε πιο γεμάτοι και, συνεπώς, διαχειριζόμαστε και καλύτερα το χρόνο μας.

Αλλά πως δημιουργούμε τέτοιες συνήθειες;

Καταρχάς, θα πρέπει να σχετίσετε τη συνήθεια με ένα στόχο. Για παράδειγμα, αν σας αρέσει να παίζετε κάποιο μουσικό όργανο, μια «θεμελιακή συνήθεια» θα μπορούσε να είναι η καθημερινή εξάσκηση για 10-15 λεπτά, ή αν θέλετε να χάσετε βάρος, μια «θεμελιακή συνήθεια» θα μπορούσε να είναι το καθημερινό τρέξιμο ή η υγιεινή διατροφή. Έπειτα, αναζητήστε τις θετικές παρενέργειες της «θεμελιακής συνήθειας». Για παράδειγμα, αν ξεκινήσατε το τρέξιμο, μια θετική παρενέργεια μπορεί να είναι ότι, ξυπνάτε πιο νωρίς και έχετε περισσότερη ενέργεια. Αυτά τα θετικά χαρακτηριστικά, θα σας δώσουν περαιτέρω ώθηση να διατηρήσετε τη συνήθεια. Πολλές φορές κάνουμε το λάθος, όταν θέλουμε να φέρουμε μια αλλαγή στη ζωή μας, να θέλουμε να τα κάνουμε όλα αμέσως. Δυστυχώς, όμως, αυτό σπάνια είναι εφικτό και γρήγορα απογοητευόμαστε. Για αυτό είναι σημαντικό, να ξεκινήσετε με μικρά, αλλά σταθερά, βήματα, να απολαμβάνετε τις μικρές νίκες και να δημιουργήσετε θετική ώθηση για να συνεχίσετε. Για να εκμεταλλευτείτε στο έπακρο αυτή τη διαδικασία καταγράψτε την πρόοδό σας. Έτσι, θα βλέπετε συνειδητά την πρόοδό σας και πόσο μακριά έχετε φτάσει.

11) Βρείτε την παραγωγική σας ώρα

Μπορεί να έχετε παρατηρήσει ότι, υπάρχουν συγκεκριμένες ώρες, κατά τις οποίες είστε απόλυτα συγκεντρωμένοι και άλλες, κατά τις οποίες όσο και αν προσπαθείτε, απλά δεν καταφέρνετε τίποτα ουσιώδες.

Για να διαχειριστείτε σωστά το χρόνο σας, θα πρέπει να γνωρίζετε πότε είναι η ώρα «αιχμής» σας και πότε η ώρα «χαλάρωσης». Είναι ανώφελο να προγραμματίζετε υποχρεώσεις ή δουλειές σε ώρες που γνωρίζετε ότι, έχετε χαμηλή αποδοτικότητα, και το μόνο που καταφέρνετε είναι να νιώθετε δυσαρεστημένοι και εκνευρισμένοι. Καθορίστε, λοιπόν, το πρόγραμμά σας ανάλογα με τις πιο αποδοτικές σας ώρες και εκμεταλλευτείτε τις υπόλοιπες για να χαλαρώσετε ή να προετοιμαστείτε.

12) Μειώστε ή εξαλείψτε περισπασμούς

Μελέτες έχουν δείξει ότι σπαταλάμε 759 ώρες το χρόνο σε περισπασμούς, όπως στο κινητό. Χάρη σε αυτούς τους περισπασμούς, μια δουλειά για την οποία χρειαζόμαστε 60 λεπτά, μπορεί να μας πάρει και έως 3 ώρες.

Παρατηρήστε ποιοι είναι οι πιο κοινοί σας περισπασμοί και προσπαθήστε να τους μειώσετε ή να τους εξαλείψετε. Έτσι θα καταφέρετε να εκμεταλλευτείτε στο έπακρο τον διαθέσιμο χρόνο σας και να μείνετε όσο το περισσότερο δυνατόν συγκεντρωμένοι.

13) Μια εργασία τη φορά - πείτε «όχι» στην πολυδιεργασία

Έρευνες έχουν δείξει ότι μόνο το 2% των ανθρώπων μπορούν να δουλέψουν αποτελεσματικά σε πάνω από 2 πράγματα ταυτόχρονα. Για τους υπόλοιπους, η πολυδιεργασία μπορεί να φαίνεται εφικτοί, αλλά στην πραγματικότητα σπαταλάνε το χρόνο τους και μειώνουν την αποδοτικότητά τους.

Αντί, λοιπόν, να διαιρείτε την προσοχή σας σε δύο ή τρία κομμάτια, είναι καλύτερο να κάνετε μια δουλειά με πλήρη συγκέντρωση και να εντυπωσιάσετε. Είναι αποδεδειγμένο ότι, όχι μόνο κάνουμε αυτή τη μια δουλειά καλύτερα, αλλά εξοικονομούμε και χρόνο και καταφέρνουμε περισσότερα.

14) Κάντε συχνά μικρά διαλείμματα

Μπορεί να ακούγεται παράλογο, αλλά ένα από τα πιο αποτελεσματικά κόλπα στη διαχείριση του χρόνου είναι τα διαλείμματα. Και αυτό γιατί, τα μικρά, αλλά τακτικά, διαλείμματα διασφαλίζουν ότι, η συγκέντρωσή μας και, συνεπώς, η αποτελεσματικότητά μας, να μένει σε υψηλά επίπεδα.

Μετά από περίπου 45 λεπτά με 1 ώρα, κάντε ένα ολιγόλεπτο διάλειμμα. Ξεκουραστείτε, συντονιστείτε και ξεκινήστε πάλι. Θα δείτε ότι θα είστε αποδοτικοί για πολλοί περισσότεροι ώρα, απ' ότι χωρίς τα διαλείμματα.

15) Να κοιμάστε 7 με 8 ώρες το βράδυ

Ο ύπνος είναι ένας συντελεστής, ο οποίος μπορεί να επηρεάσει θετικά, αλλά και αρνητικά, πολλές πτυχές της ζωής μας. Αν κοιμηθείτε καλά για 6 με 8 ώρες, αισθάνεστε ξεκούραστοι και ανανεωμένοι. Ενώ, όταν δεν κοιμάστε αρκετά, νιώθετε ευέξαπτοι, κουρασμένοι και είσαστε πιο επιρρεπής σε ασθένειες, όπως αποφρακτική υπνική άπνοια, παχυσαρκία ή διαβήτη.

Το ανθρώπινο μυαλό παίρνει καλύτερες αποφάσεις, όταν είναι ξεκούραστο, και το σώμα μας είναι πιο δυνατό και αποδοτικό, όταν έχει περάσει αρκετή ώρα στη φάση του βαθύ ύπνου (REM). Αναπτύξτε, λοιπόν, ένα πρόγραμμα για τον ύπνο σας, καθορίστε τις ώρες που θα πηγαίνετε για ύπνο και εφαρμόστε τις καθημερινά.

Στην αρχή μπορεί να είναι λίγο δύσκολο, γιατί συχνά πιστεύουμε ότι:

«Σιγά, θα κοιμηθώ μια ώρα αργότερα. Δεν έγινε και τίποτα και θα προλάβω να κάνω ΤΟΣΑ πράγματα.»

Το πρόβλημα εδώ δεν είναι η μια φορά που θα το κάνετε, αλλά το ότι αυτή η μια φορά γίνεται γρήγορα συνήθεια. Και από εκεί που κοιμόσασταν στις 10 το βράδυ, κοιμάστε στις 11 και μετά από λίγο καιρό στις 12. Με αποτέλεσμα, να μην έχετε τον ύπνο που χρειάζεστε.

Φωτογραφία του congerdesign στο pixabay.com